首页 标书编写 导致投标失败,常见的的5个“小错误”

导致投标失败,常见的的5个“小错误”

无论是工程招投标还是政府采购,投标竞争是最基本的规则,投标文…

无论是工程招投标还是政府采购,投标竞争是最基本的规则,投标文件则是竞争的唯一载体。投标文件的质量直接关系到投标的成败,一些小错误就可能导致整个投标活动功亏一篑,给投标人带来不可估量的损失。

  某房屋建设招标项目,招标公告于2019年6月发布,投标须知中的“投标人资质条件、能力和信誉”要求财务状况为“近3年(2015、2016、2017年)无亏损”。

1.弄错“投标须知”

在参与投标的15家企业中,有7家未认真查看该要求,习惯性地提交了2016、2017、2018年的财务审计报告,导致投标文件无效。

该案例对财务状况的时间要求,体现了招标人的良苦用心,本是为了避免一些企业因2018年财务审计报告没有形成而不能参与投标,以吸引更多企业参与竞争,没想到却被这些企业的“习惯”给浪费了。

“投标须知”是整个招标文件的核心内容,既规定了招标项目的招标范围、计划工期、价格调整办法、价款拨付办法、评审方法、结算办法,又规定了投标人的资格条件、财务要求、业绩要求,还规定了投标文件的格式要求、签字盖章、密封要求、提交要求等。投标人弄错投标须知中的任何一点信息,结果都是致命的。

2.投标文件封记错误

  某政府采购项目投标文件包括“开标一览表和投标方案分册,投标方案分册包含四部分内容:投标人综述(商务方案)、技术方案、财务方案、法律方案4个分册”,要求“每份投标文件的所有分册(共4册×7份=28册)应统一装在一个密封包中妥为密封,在封套上清楚标明项目名称、项目编号、采购人名称和投标人名称,并注明‘在北京时间xx年xx月xx日xx:xx之前不得启封’字样,包封的骑缝处加盖投标人公章,在未开封的状态下送达招标文件规定地点。”

某一投标人提交的投标文件是将开标一览表和28册进行了单独封装,又将29样单独封装的资料再次打包封装成一个封装包。其他投标人均提出该投标人投标文件封装不符合招标文件规定,要求采购人不得接收该投标文件,造成开标工作一度中断。最终,采购人拒绝了该投标文件。

密封和标记是纸质投标文件的必备要件,即使采用电子招投标方式也需要提交备用光盘。投标人误将开标一览表和投标分册一起密封,使唱标人在随机唱标时,无法找到该投标人的《开标一览表》密封袋,不能开展唱标。该投标人理解封装要求有误是造成这一情况的直接原因。

该项目投标文件应当为两个密封袋,一个是开标一览表密封袋,另一个是分册密封袋。该投标人将所有文件再次打包密封实属“画蛇添足”,投标人不熟悉开标、唱标规则和程序是这一损失的另一原因。

3.投标文件印签错误

  某家具政府采购项目,招标文件要求投标文件“在规定应当签字、盖章的地方签字、盖章”,且投标文件格式一章中还进一步明确了须签字盖章的地方。

某一投标人在法定代表人授权书一节中,将“法定代表人”签字和“被授权代表”签字签反,造成授权书无效,进而导致投标文件签署无效。

一般情况下,招标文件要求投标文件须进行签字盖章,以保障投标文件的有效性,进而分清法律责任。整个投标文件里面只有唯一的一页需要法定代表人签字,该签字错误,是法人代表和被授权代表在签字时粗心大意造成的,也说明企业法人不重视、具体经办人员不仔细。

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4.投标人(法人)名称不符

  某市政设施工程招投标项目,招标文件明确要求,投标人应当填写投标人全称并加盖公章。某建筑公司在编写投标文件时,误将自己公司名称“四川省XX建设工程有限公司”写成“四川省XX建筑工程有限公司”,一字之差、失之千里。

评委在评审时以投标人名称与所持营业执照不符为由,否决该公司投标。

招标文件一般要求投标人应当准确填写投标人名称或法人姓名全称,类似少字、多字、错字的情况在投标文件中经常发生,主要原因还是编制人员的疏忽大意。

国内企业众多,但名称是唯一的,同音不同字、多一字少一字、有限公司和有限责任公司都是毫不相干的两个公司。类似投标人名称这种关键信息少字、多字、错字招致的投标失败,给投标人带来无法挽回的损失。

5.法定注册地址填写错误

  某系统集成采购项目,招标文件中明确给定投标文件格式,其中在《法定代表人身份证明书》一节中要求填写单位全称、单位性质、成立日期、法定地址、法人姓名等重要信息。

XX科技有限公司因变更了公司地址,新营业执照暂未办理完成,投标文件编制人员在《法定代表人身份证明书》中输入了新地址,评委评审时发现该地址与所附营业执照复印件上的地址不符,判其无效。

企业办公地址变更是常事,但市场行政主管部门有要求,办公地址变更的须重新申请,这需要一定的办理时限。在此“空窗期”,原营业执照依然合法有效,企业参与投标使用原营业执照即可。

该案例主要原因是投标文件编制人员不熟悉市场监管相关政策,对投标文件资料前后一致性、连贯性等重视不够。

综上所述,以上招标文件中的“小错误”,带来的后果却是严重的,要避免这些“小错误”需把握以下几点:

一是仔细阅读招标文件,清楚掌握每一点要求,照章办事;

二是对有歧义或理解不清的地方,应当书面按照招标文件规定的方式向代理机构进行询问,甚至是质疑,以获得官方解释或者使其修改招标文件;

三是投标人内部应按编审分离原则设置岗位,分岗审核投标文件的资格材料、商务应答、投标预算、施工方案、评分材料等内容,减少形式性出错;

四是要培养专业技术人才,既要熟悉招标投标政策,又要掌握各行各业规则,还要不断总结经验,研究投标策略、把握投标文件前后连贯性,减少出错;五是积极运用电子化手段,让投标文件编制软件辅助编制、检查、审核文件,减少人工出错风险。

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